Sastanci ne moraju biti besmisleni gubitak vremena

Sastanci su postali sami sebi svrha. Ma koliko izgledali važno, sastanci na kojima je više od 20 ljudi u stvarnosti su kontraproduktivni

Sastanci ne moraju biti neučinkoviti i čisti gubitak vremena. Za početak su na sastanku dovoljna tri ili četiri čovjeka koji rade na projektu, ostali su skupo plaćena publika.  Evo još prijedloga:

1 UVEDITE DOGOVORE “S NOGU”

Kada kažem sastanak “s nogu”, doslovno mislim na sastanak u kojem svi sudionici stoje. Prije sam kupovao neudobne stolice kako bih natjerao svoje suradnike da kraće sjede, ali to bi mi se osvetilo nakon duljih sastanaka pa sam odustao od te prakse. Zaključio sam da je bolje održati više kraćih sastanaka s različitim suradnicima. Svakog jutra sastali bismo se u Inkvizicijskoj dvorani (tako sam nazvao našu sobu za sastanke kako bi ih zaintrigirao) i sa svakim pojedinačno popričao o njegovim zaduženjima. Kad bi netko bio neodređen, kad ne bi rekao ni riječi ili mu ne bi bilo jasno što očekujem od njega, popričao bih s njim “s nogu” nakon sastanka. Takve razgovore ograničite na najviše 15 minuta.

2 POZOVITE SAMO NUŽNE SURADNIKE

Nitko mi ne može reći da na baš svaki sastanak moraju doći izvršni direktor, njegov zamjenik i tajnice. To je neizvedivo i neisplativo. Pobrinite se da su na sastanku samo oni zaposlenici koji su nužni za obavljanje određenog posla. Ako se pojavi netko tko nema veze s konkretnim projektom, nego je došao “statirati”, zamolite ga da ode.

3 DEFINIRAJTE CILJEVE

To sigurno nije originalan savjet, nego podsjetnik na nešto što smo počeli zaboravljati otkako su se pojavile društvene mreže. Sastanke bez jasno definiranog cilja, makar to bilo samo jedno pitanje, nema smisla održavati. Kada razmislite što želite dogovoriti i koga morate pozvati, već ste korak bliže suvislom i sadržajnom sastanku. U većini slučajeva zaključit ćete da vam veliki sastanci uopće nisu potrebni. Dovoljno je da razgovarate samo s osobom ključnom za obavljanje određenog posla.

4 SASTANCI SAMO UTORKOM

Jedna od mojih najboljih poslovnih odluka bilo je rezerviranje samo jednog dana u tjednu za sastanke, i to utorkom. Kad s nekim ne uspijem razgovarati ili problem nije hitan, sastanak odgodim za sljedeći utorak. Iskrsne li nešto nenadano, presložim svoj raspored i izbacim manje važan sastanak. Naravno da uvijek postoje iznimke i odstupanja. Ako mislite da se morate naći s kolegom u ponedjeljak, onda to i učinite. Kako sa svojim suradnicima provodite cijeli radni tjedan, većinu sastanaka možete izbjeći dogovorima u hodu. Poznavanje zaposlenika i njihovih radnih zadataka ključno je za organiziranje sastanaka, a vi kao šef uvijek morate znati što se događa i što bi se trebalo dogoditi.

5 OGRANIČITE TRAJANJE

Nitko više ne drži sastanke kreće od sat vremena. Ne znam tko je i kada tako odredio, ali to mi se više ne može dogoditi. Moji sastanci traju oko pola sata, koliko je potrebno za šalicu kave. Na poslovne ručkove odlazim samo s onima koje dobro poznajem i s kojima se želim družiti sat-dva. Ako osoba s kojom se sastajete smatra da treba mnogo više vremena, zamolite je da vam objasni svoje razloge za tako dug sastanak.

6 AKADEMSKA ČETVRT

Iznimno cijenim svoje vrijeme. Neki misle da mu pridajem preveliku važnost, ali dan ima samo 24 sata. Ipak, uvijek rezerviram 15 minuta za nepredviđene slučajeve. U slučaju da poslovni partner kasni na sastanak više od četvrt sata a da me prije toga nije obavijestio, jednostavno odem. Čak i ako se naknadno pojavi. U mom je mailu lijepo naveden i broj mog mobitela, i Twitter profil, i broj uredskog telefona. Ako se niste udostojili da mi javite kako ćete kasniti zbog gužve u prometu, onda vam očito nije stalo do mog vremena. Stoga nemojte očekivati da ću vas čekati.

Preporučujemo

Komentari

▲ Povratak na vrh