Idite kući obavljena posla

Više slobodnog vremena na dohvat je ruke primijenite li ovih nekoliko uredskih strategija.

1. Ne igrajte se pokvarenog telefona

Nemojte potrošiti cijelo jutro javljajući se na milijardu poziva. Radije ih filtrirajte pa u jednom dahu obavite sve pozive koje morate. Tako ćete biti fokusirani na posao, a ne na zvonjavu. Radite li u telefonskoj službi za korisnike ili vas šef pokušava pronaći cijelo jutro, zanemarite ovaj savjet.

2. Ne tjerajte šegu. Da vam uzvrati

Nemojte odmah svim kolegama proslijediti šaljivi mail koji ste dobili. Stvorit ćete domino-efekt koji će one s više vremena no što ga imate vi potaknuti da vam zahvale tonama mail-pošalica.

3. Opustite se

Želite li održati mozak u tip-top formi, ugasite televizor barem sat vremena prije odlaska u krpe. Gledanje televizije stimulira mozak i otežava usnivanje. “Samo jedna noć u kojoj se niste dobro naspavali na simulacijama vožnje pokazala se jednako otežavajućom za vozačke sposobnosti ispitanika kao i povišene razine alkohola u krvi”, kaže Mark Mahowald, profesor neurologije na Sveučilištu Minnesote. A pritom ne možete reći da ste se barem dobro zafrkavali s frendovima za šankom…

4. Pronađite svoj happy hour

Većina je ljudi najproduktivnija ujutro, no ako ste najučinkovitiji kad se sve oko vas smiri, odgodite svoju pauzu za ručak pa prionite dok su svi ostali na klopi.

5. Držite računalo u top-formi

Ne morate kupovati novi svake godine, dovoljno je da svoj stroj odnesete na “sistematski pregled” svakih šest mjeseci. Jedno je istraživanje, naime, pokazalo da Britanci na dan potroše 48 minuta na probleme izazvane lošim softwareom, ćudljivim mrežama i dosadnim virusima.

6. Pokrenite se

Imate li grižnju savjesti kad se napokon uspijete potjerati kući, sjetite se da Japanci imaju i riječ za umiranje od pretjeranog rada (karoshi – ako vam ikada zatreba epitaf). Riješite se grižnje savjesti tako što ćete pronaći viši smisao u odlaženju s posla, primjerice trening ili pak volontiranje, aktivnosti na koje će blagonaklono gledati i većina šefova.

7. Igrajte na rutinu

Unaprijed dogovorite vrijeme u koje ćete svakoga tjedna provjeravati stanje, raspravljati o uredskim problemima i smišljati nova rješenja. Ne učinite li tako, vaši će vas kolege time svakodnevno prekidati i po nekoliko puta. Plus – to je odličan izgovor da na sat-dva zasjednete na kavu.

8. Ne gurajte se gdje vam nije mjesto

Prije no što prionete na neki projekt, zapitajte se jeste li baš vi čovjek koji ga se treba prihvatiti. Ljudi su skloni šutjeti i raditi, a to katkad rezultira hrpetinom posla za neke i s ništa posla za druge. Shvatite li da vam utrpavaju i svoje zadatke, budite odlučni. I glasni.

9. Držite se rasporeda

Precizno odredite kada ćete tijekom dana što raditi – rješavati emailove, poštu, projekte… “Ljudi su skloni precizno vremenski planirati sastanke, ali ne i svoje radno vrijeme”, kaže Barbara Myers, autorica knjige 200 Ways to Save Time at the Office. “To je pogrešan pristup jer daje puno veću važnost sastancima, a oni rijetko kada donose opipljive rezultate.”

10. Napravite pauzu

Možda će vam se to činiti kontraproduktivnim, ali ako želite ranije otići doma, s vremena na vrijeme dobro je uzeti stanku. Naime, kako je gotovo nemoguće punu koncentraciju zadržati dulje od sat vremena, ne priuštite li si pauzu u to doba, poslije ćete samo gubiti vrijeme. Zato nakon sat vremena udarničkog rada popijte kavu, pročavrljajte s kolegama, što god… I vratite se koncentrirani poslu.

11. Ostanite u formi

Izbjegnite bolovanja vježbajući redovito pa se nikad nećete morati boriti protiv zaostataka na poslu. Ankete, naime, pokazuju da si samo 48 posto zaposlenika priušti minimalnih preporučenih 150 minuta tjelovježbe tjedno. Nastojte iskočiti iz tog prosjeka, ako ne zbog manje bolovanja, onda zato da se osjećate bolje.

12. Filtrirajte spam

Istraživanje tvrtke Nucleus Research pokazalo je da prosječan zaposlenik na dan potroši 6,5 minuta na filtriranje spama. Uštedite to vrijeme pa se kod informatičara u svojoj tvrtki raspitajte za kakav filtar koji će to raditi umjesto vas.

13. Odbacite nebitno

Nastojte se riješiti svega nebitnog: provjere nogometnih rezultata, Facebooka, čitanja vijesti… Odredite jedan dan slobodan od svih “internet-poroka” pa zapišite što ste sve toga dana dodatno uspjeli dodatno obaviti – vidjet ćete da ste toga dana bili puno produktivniji.

14. Utišajte obavijest za email

Istraživanje tvrtke Hewlett-Packard otkrilo je kako se “IQ prosječnog radnika smanjuje 10 bodova kada ga ometaju telefonski pozivi i dolazeći mailovi. To je više nego dvostruki pad od onoga koje je u sličnim istraživanjima izazivalo pušenje marihuane.”

15. Vodite dnevnik

Dva dana bilježite sve što radite, od mailanja do kuhanja, i koliko dugo to činite. Iznenadit će vas koliki dio dana potrošite uzalud. Nakon toga ćete se puno lakše riješiti sporednih aktivnosti i ostaviti si više slobodnog vremena.

16. Sredite papirologiju

Priredite kutiju u koju ćete trpati sve papire koji pristižu pa ih poslije sve odjednom na miru pregledati. Studije pokazuju kako prosječnoga uredskog radnika svakodnevno nešto u radu prekida 73 puta. Grozno? Još je groznije da mu treba cijelih 20 minuta (bez prekidanja) da obnovi koncentraciju za posao.

17. Riješite se newslettera

Priznajte si napokon da ih ionako nikad ne čitate. I ubuduće se i nemojte prijavljivati da ih primate.

18. Rasporedite posao

Nabavite stol u obliku slova L. Jednu stranu odvojite za posao koji morate obaviti odmah, a drugu za onaj koji može čekati. Tako vam pozornost neće odvlačiti zadaci koji trenutačno nisu prioritet.

19. Pojavite se na vrijeme

Pokušajte posao doista početi točno u 9. Istraživanja kažu da prosječan uredski radnik na dan odradi samo sat i pol stvarnog posla. Fokusirajte se i kući ćete otići ranije.

20. Odredite prioritete. I postupajte po njima

Nemojte se ponašati poput školaraca koji moraju sve prije nego učiti pa odrađivati rutinske stvari ako vas čekaju ozbiljni zadaci. Bit ćete puno zadovoljniji ako se uspijete oduprijeti napasti pa reći “ne” prtljanju po sitnicama i odmah navaliti na prave stvari. Lakše je otići iz ureda ako nedovršenima ostaju sitnice.

21. Ne sramite se pitati

Ako poslu ne znate reći “ne”, barem budite sigurni što kada treba napraviti. Raspitajte se kod šefova, klijenata i kolega što je najhitnije, kada je krajnji rok i što se očekuje da napravite. Potrošite li na to nešto vremena, bit će vam lakše odrediti prioritete i spasiti se popravljanja već obavljena posla.

22. Složite alat

Bili zidar, knjigovođa ili trgovac, držite svoju opremu za rad uredno složenu. Inače ćete dragocjene minute trošiti na potragu za alatom umjesto na rad. I potrudite se naučiti kolege da sve vrate na svoje mjesto kad posuđuju.

Komentari

▲ Povratak na vrh