Poslovna komunikacija bez komplikacija

Ono kad pogledate na sat i shvatite da vam je prošao cijeli radni dan, a da ništa niste napravili osim visili ma mailu i bili na bezbroj sastanaka. Poslovna komunikacija je u biti jednostavna... ako ste spremni potpuno promijeniti način na koji upotrebljavate e-mail i vodite sastanke

U tvrtkama sa samo dvojicom zaposlenih lako je održavati komunikaciju. Dovoljno je da se okrenete i potapšete kolegu po ramenu (ili mu mailom pošaljete neki opak vic). Povećanjem broja zaposlenih sve je teže pratiti tko je trebao poslati koju ponudu, tko vodi koji projekt i tko je, zaboga, poslao taj neukusni mail. Morate zadržati kontrolu jer će inače netko završiti u suzama, a nitko ne voli uplakane šefove.

Kako je moja tvrtka rasla, mislio sam da će moji suradnici znati što točno trebaju raditi. Očekivao sam da ćemo imati kvalitetne poslovne sastanke kao i prije, bez obzira na to što nas je sada šestero, a ne samo dvoje. Nažalost, bio sam u krivu. Moji suradnici i ja ne bismo znali što smo točno dogovorili. Dugoročni planovi jednostavno nisu postojali. Zbog toga sam morao prestati razmišljati kao zaposlenik i početi se ponašati kao korporativni menadžer.

Dopustite mi da razjasnim. Kad sam radio u velikim kompanijama, znao sam imati toliko sastanaka da sam ih na kraju počeo izmišljati i zapisivati u svoj raspored samo kako bih imao vremena raditi. Zaključio sam da je u takvom sustavu nešto jako trulo.

Sastanci su postali sami sebi svrha. Ma koliko izgledali važno, sastanci na kojima je više od 20 ljudi u stvarnosti su kontraproduktivni. Zapravo su dovoljna tri ili četiri čovjeka koji rade na projektu, ostali su skupo plaćena publika. Ubrzo sam postao pretrpan pozivima i mailovima klijenata i suradnika zaposlenih na drugim projektima. Izgubio sam se u šumi informacija i više nisam mogao naći izlaz.

Zvuči li vam to poznato? U to su doba društvene mreže postale prijeko potrebni, koliko i pogubni načini odvlačenja pozornosti. Naravno, kada vas zatrpaju poslovni mailovi i pravi posao, pokušavate naći utočište na mrežama, poput Facebooka i Twittera, gdje vas dočeka još više nevažnih informacija, poput tarota za vašeg psa. Kad pogledate na sat, shvatite da vam je prošao cijeli radni dan a da ništa niste napravili.

Nije se lako izvući iz takvoga komunikacijskog bezdana, ali srećom postoje jednostavni trikovi koji vam mogu olakšati dopisivanje i vođenje poslovnih sastanaka. Poslovna komunikacija je jednostavna… ako ste spremni potpuno promijeniti način na koji upotrebljavate e-mail i vodite sastanke:

1 NE PROVJERAVAJTE MAILOVE SVAKIH 15 MINUTA

Zapravo, bilo bi najbolje da ih potpuno prestanete provjeravati. Mailovi su postali rupa bez dna i tomu morate stati na kraj. Provjerite ih dvaput na dan. Recimo, svoje mailove provjeravam neposredno nakon doručka i sat vremena prije kraja radnog vremena. Pomoći će vam i ako onemogućite funkciju preusmjeravanja mailova na mobitel. Dovoljno je da zadržite aplikaciju elektroničke pošte na mobitelu za hitne slučajeve. A ako i iskrsne nešto tako važno, vjerujte, sigurno će vas nazvati.

2 KAD ODGOVARATE NA MAIL, RADITE SAMO TO

Naravno da svi možemo istodobno raditi više stvari, ali to ne znači i da bismo trebali. Tako smanjujete svoju produktivnost. Odredite si vremenski rok za mailove od, recimo, sat vremena. Najprije se pozabavite najvažnijima, na manje važne možete odgovoriti poslije. Ne zaboravite isključiti sve ostale programe koji bi vam mogli odvući pozornost. Tu prije svega mislim na Facebook, Twitter, BBM, WhatsApp i mobitel. Siguran sam da ćete mailove riješiti za manje od sat vremena. Ako vam to ipak ne uspije, preostalima se posvetite na kraju radnog vremena.

3 PET REČENICA ILI MANJE

Iskreno, smrači mi se kad vidim epski dug mail. Nemam snage čitati ništa duže od odlomka. Nakon dugogodišnje borbe s takvim traktatima, otkrio sam pokret Five Sentences (http://five.sentenc.es). Njihova je premisa jednostavna: neovisno o tome jeste li primatelj ili pošiljatelj, vaš mail ne smije biti duži od pet rečenica. Naravno, poželjno je da je kraći. U slučaju da morate poslati dužu poruku, radije to obavite telefonski umjesto da pišete roman. Vjerujte mi, vaša će se ulazna pošta prepoloviti.

4 DIJELITE DOKUMENTE

Sjećam se doba prije vladavine interneta. Bilo je nevjerojatno teško doći do nekih podataka. Satima bih tražio najbanalniju informaciju. Danas više ne moram olovkom i korektorom ispravljati pogreške i faksirati ih kolegama. Jednostavno pokrenem Google Docs i podijelim dokumente sa svojim suradnicima i klijentima. Dokumenti se tako mogu kvalitetno obraditi, a najbolje je što svatko može dodati svoju opasku, ubaciti nove crteže i grafove. Iskoristite mogućnosti koje nudi program Google Docs pa sa svojim suradnicima komunicirajte u stvarnom vremenu preko chata.

5 RAZGOVOR JE NEZAMJENJIV

Kratkim i jezgrovitim telefonskim razgovorom u samo nekoliko minuta možete riješiti nešto što bi dopisivanjem trajalo satima. Ako vam sugovornik kaže da nema vremena za razgovor, to znači da njegov mail s oznakom “hitno” zapravo i nije hitan. Prije telefonskog poziva smislite jasna pitanja ili konkretnu informaciju koju želite prenijeti. Razgovor ne bi smio biti dulji od vremena koje biste inače utrošili na pisanje maila. Potrudite se da vaša komunikacija bude dinamična i konkretna.

Evo kako posložiti sastanke:
Sastanci ne moraju biti besmisleni gubitak vremena

Preporučujemo

Komentari

▲ Povratak na vrh